這次的失敗是下次成功的養分(上)

2015年5月，決定要將倉物跟出貨外包後，就得進行一連串的事前作業，資料準備、商品盤點、包裝訓練，前後耗費２個月才完成移轉事前作業。

修改系統資料
為了配合物流商的資料格式，必須將雙方商品資料、入庫資料、出貨資料、資料格式對應到一字不差，除了資料欄位之外更重要的，還有資料欄位長度，資料編碼格式，也因為資料編碼格式不同，還需增加一個系統轉碼功能。在資料傳輸部分，出貨資料中包含許多個資，所以必須透過固定IP與加密的傳輸方式，系統必須來來回回修改非常多次。

庫存盤點
將公司所有的商品全部集中，並且依據日期放入物流箱中，每一種商品必須有三位同事分別盤點過，公司有不少專櫃保養贈品，數量超過3000以上，商品不大日期資料又很小，大家都笑說要拿放大鏡並且得發放痠痛貼布。

原以為這樣詳細盤點，商品數量一定對，沒想到當天移往倉庫後，卻發現某幾樣商品，多了幾百罐或是少了一整排，為了快速找到，哪幾箱商品有錯，利用磅秤先進行箱重測量，同樣商品同樣數量，重量若有不一樣一定是少放，才發現原來是同事，把每一箱數量算錯加總有誤。

輔導訓練
包裹裡面都是專櫃保養品，單價不低且不少是玻璃容器，為確保物流公司的理貨同仁，能夠確實保持我們原先的包裝品質，每天連同我共有4位同仁，一起待在現場一整天，協助指導包裝技巧，小的商品如眼線筆、眉筆、腮紅、口紅、單片化裝海棉與出貨單，會統一裝在一個小的透明塑膠袋裡，然後外層再捆一層氣泡布。
較大的商品，會將兩罐大小差不多的保養品，中間先用氣泡布隔開，後再捆再一起，強化兩個商品的撞擊強度。

會先將整盒面膜或是鳳梨酥等，較重的商品放在箱子底部，中間一層擺放較大的保養品，最上層則是彩妝類商品，箱子兩邊有空隙就利用環保乖乖填充，最上面還有空間沒有塞滿的話，就會裁箱讓箱子封箱後非常紮實，避免箱子中有空隙造成商品損壞。就這樣貼身指導快1個月，2015年08月，打包品質終於達到標準。

小疏忽大失誤
與物流公司配合3個月了，每天都順利的將包裹寄出，幾乎沒有delay過，於是我們就很放心的進行，一年一度的周年慶活動，在這之前也告知物流公司，因為是年度最大型的促銷活動，訂單量會是平日的好幾倍，請物流公司安排足夠的人力與倉庫空間，並且檢討撿貨流程，避免一時大量造成出貨不及。

促銷活動結束後，我們全公司都忙著採購商品與點貨，卻忽略了檢查，回傳的包裹單號是哪一天的訂單，直到10天後接到物流公司，請我們暫停拋轉出貨資料，才驚覺發生非常嚴重的延遲，每天光盤點整理到貨商品，就已經沒時間撿貨與包裝，我們沒有檢查每天要寄出的包裹，是否符合物流公司回傳的出貨數量。

還沒出貨的訂單，都已經是10幾天應該要出貨的，這時候客服也遭受到極大的壓力，每天從訂單系統、郵件、 webio私訊湧入幾百件客訴；超過上千種商品還沒採購，缺貨的商品要追蹤；買錯的商品得處理；同仁加班都還點不完到貨的商品；還有包裝耗材來不及補充；週轉資金不夠的壓力；每天下班還得繼續處理不斷湧入的問題；

(未完待續.....)